PENGGUNAAN EMAIL

PENGENALAN EMAIL

Mel elektronik adalah antara aplikasi yang paling awal diperkenalkan kepada pengguna Internet. Semasa ARPANET mula ditubuhkan pengurus rangkaian mendapati bahawa ia amat digemari dan pengguna pula lazimnya menggunakan e-mail bukan hanya untuk berkomunikasi tentang kerja penyelidikan tetapi juga untuk bersosial.

Apakah e-mail?

Ia merupakan aplikasi yang membolehkan pengguna Internet berkomunikasi dalam bentuk teks di antara satu sama lain secara langsung. Melalui e-mail, pengguna Internet boleh menghantar utusan yang sama kepada lebih dari seorang penerima, menyalinkan utusan yang diterima untuk dihantar ke pengguna lain, mengepilkan pelbagai jenis fail bersama e-mail, mengarahkan komputer melakukan sesuatu dan lain-lain lagi.

Mengapa e-mail Digemari?

Secara amnya email digemari kerana ia adalah alat komunikasi serba boleh.  Ia mudah diguna, murah, cepat, dan reliable.  Jika ditulis dalam bentuk semiformal atau tidak formal, ia lazimnya cepat dibalas berbanding dengan surat biasa dan faks.  Bagaimanapun, pengguna perlu menyedari bahawa e-mail bukanlah satu alat komunikasi yang segerak (synchronous) seperti telefon di mana kedua pihak boleh berkomunikasi dengan serta merta sehingga matlamat mereka berkomunikasi tercapai.  Kelemahan e-mail ini perlu disedari sebelum ia diatasi.

Bagaimana Mendapatkan Perkhidmatan e-mail?

Untuk mendapatkan perkhidmatan e-mail, anda mestilah terlebih dahulu mendapatkan akaun e-mail daripada pengurus rangkaian atau melalaui pembekal PPI anda.  Jika tempat anda bekerja sudah mempunyai sambungan ke Internet, pengurus rangkaian boleh membuka akaun e-mail untuk anda di komputer yang menjadi pelayan e-mail.  Jika tidak, anda boleh  menghubungi PPI seperti Jasing dan TMNet untuk melanggan Internet dan seterusnya mendapatkan akaun e-mail di samping kemudahan internet yang lain.

CARA MENETAPKAN ALAMAT  E-MAIL

Secara konsepnya, e-mail mempunyai banyak persamaan dengan surat biasa baik dari segi penggunaannya mahupun dari segi operasinya. Jika surat menggunakan alamat supaya ia boleh dihantar ke destinasinya, maka begitulah juga dengan e-mail. Bagi surat, system alamat yang digunakan terdiri daripada gabungan nama di penerima dengan alamat premis (rumah, pejabat dan sebagainya) di mana penerima berada. Bagi e-mail pula, alamat yang digunakan terdiri daripada gabungan nama penerima dengan nama domain komputer yang menerima e-mail.

Bentuk Alamat e-mail

Alamat e-mail adalah alamat yang digunakan oleh pelayan e-mail yang mengendalikan penghantaran e-mail ke destinasinya. Ia adalah gabungan nama pengguna (nama akaun e-mail) dengan nama domain bagi pelayan e-mail di mana pengguna mendaftarkan akaun e-mailnya. Format alamat e-mail adalah seperti berikut :

nama_pengguna@nama_domain_pelayan_ e-mail

Berikut adalah beberapa contoh alamat e-mail:

1.            ikramhakimi@yahoo.com.co.uk

2.            ahmadrazif@hotmail.com

3.            nurulsaidah@gmail.com

4.            zaharim@danaudigital.com.my

Berikut adalah penjelasan lanjut tentang persamaan yang terdapat di antara surat dan e-mail.

1.            Nama akaun pengguna e-mail boleh dianggap sebagai namapenerima surat manakala nama domain pelayan emain e-mail dianggap sebagai  alamat premis (rumah, pejabat dan sebagainya).

2.            Setiap destinasi mempunyai alamat yang unik, iaitu tidak ada dua destinasi fizikal mempunyai alamat yang sama.

3.            Setiap destinasi boleh mempunyai lebin dari satu penerima, iaitu alamat domain atau premis yang sama boleh digunakan oleh lebih daripada seorang pengguna.

4.            Setiap surat atau e-mail yang hendak dihantar kepada penerimanya mestilah mempunyai alamat dan nama penerima yang tepat supaya ia dapat disampaikan tanpa sebarang kekeliruan.

Memilih Alamat e-mail

Terdapat beberapa panduan yang harus digunakan bagi memilih nama akaun e-mail anda. Antaranya ialah :

1.            Nama akaun sebaik-baiknya hendaklah melambangkan nama atau identiti pengguna

2.            Nama yang mudah diingat

Lazimnya nama akaun yang boleh dipilih dihadkan kepada beberapa huruf sahaja (selalunua lebih lapan huruf). Ini boleh menjadikan proses memoloh nama akaun yang sesuai kadang kala menjadi rumit. Bagi pengguna TMNet dan Jaring, nama pendaftaran akaun Internet mereka akan digunakan oleh TMNet dan Jaring sebgai nama pengguna e-mail. Sebagai contoh, seorang pengguna yang berdaftar dengan Jaring dengan namaakaun azaa akan menggunakan azaa@pc.jaring,my sebagai alamat e-mailnya. Seorang pengguna TMNet yang berdaftar dengan nama akaun yang sama akan menggunakan azaa@tmnet.my sebagai alamat e-mailnya.

PANDUAN MENGGUNAKAN E-MAIL

Mel elektronik bukanlah alat komunikasi yang terbaik.  Ia mempunyai kekuatan dan kelemahannya yang tersendiri.  Jika kekuatan dan kelemahan ini difaham dengan baik dan jika e-mail digunakan dengan bijak, penggunaannya sebagai alat komunikasi boleh menandingi semua alat komunikasi yang lain.  Bahagian ini akan membincangkan beberapa panduan yang harus diikuti untuk menjadikan e-mail sebagai alat komunikasi yang berkesan.

Panduan Am

Pengguna akan menerima e-mail yang dihantar kepadanya jika dia kerap memeriksa akaun e-mailnya. Oleh itu penghantar perlu mengetahui samada penerima adalah pengguna e-mail yang aktif atau tidak.  Berikut adalah beberapa panduan umum yang boleh digunakan oleh pengguna e-mail:

             Pastikan alamat penerima adalah betul

             Alamat yang sala holeh memalukan pengirim atau menimbulkan kekeliruan dan konflik jika diterima oleh orang lain.  Pastikan juga bahawa alamat penerima dieja dengan betul supaya boleh dihantar oleh pelayan e-mail dengan segera.  Jika alamat yang  ditulis tidak wujud, pelayan e-mail akan memaklumkannya kepada penghantar dan ini boleh melambatkan proses komunikasi.

             Ketahui penerima e-mail

             Nada penulisan seharusnya disesuaikan dengan pertalian yang wujud antara penghantar dengan penerima.  Jika penghantar tidak mengenali penerima, maka ada baiknya jika bentuk penulisan secara formal digunakan.  Cuba elakkan dari menulis sesuatu yang lucu buat permulaan.

             Awas! Apabila menulis sesuatu yang lucu

             Adakalanya sesuatu yang lucu bagi anda mungkin tidak lucu bagi penerima atau menyakitkan hatinya.  Ia harus dielakkan sekiranya pengguna menulis kepada seseorang yang tidak dikenali.  Adakalanya penerima yang dikenali juga mendapati sesuatu yang disangkakan lucu oleh penghantar sebagai  tidak lucu.

             Awas! Apabila menghantar sesuatu yang sulit

             E-mail mudah dibaca oleh pengguna lain.  Pastikan kedua-dua pihak yang lain ingin menghantar sesuatu yang sulit menggunakan program khas seperti PGP bagi mengkodkan utusan ke satu format yang tidak boleh dibaca oleh pengguna lain.